《武汉工程大学学报》 2009年10期
69-71
出版日期：2009-10-28
ISSN:1674-2869
CN:42-1779/TQ
高校物资采购招投标的审计
随着我国市场经济体制改革的不断深入和高校办学规模的扩大，每年用于设备采购方面的资金动辄数千万元，甚至上亿元，已经是学校办学经费开支中很重要的一部分。而在买方市场的大环境下，出现了各种促销手段，在部分物资采购过程中存在高估冒算、暗箱操作、收受回扣、变相折让、贪污受贿等不良现象［1］，高校的腐败案件也多发于此。自2003年以来，高校采购工作多采用《政府采购法》规定的方式，即：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等方式［2］。在保证教学科研需要的前提下，大部分高校物资采购多采取批量采购、集中采购的公开招标形式。高校内部审计机构也逐步加大了对物资采购招投标的审计力度，所谓物资招投标采购的审计是指内部审计机构和审计人员依照国家相关财经审计法规和市场消息，不仅对本单位招标采购全过程的真实性和合法性的审计，而且还对招标采购的经济性（Economy Audit）、效率性 (Efficiency Audit)、效果性(Effect Audit)（即3E审计）进行审计监督，力争以最佳性价比购进所需物资，使学校取得较好的社会效益和经济效益。开展物资招投标采购的审计，既是适应市场经济发展的客观要求，也是高校内部审计由传统意义上的事后审计向更高层次的绩效审计发展的必然结果［3］。一、事前审计(一)对采购计划的审计首先，在编制采购计划前，组织专家对拟采购的设备进行可行性论证，以免浪费有限的资金，充分提高设备的使用效率。其次，应审查采购计划是否编报预算，或另有经费渠道，是否按学校下达的预算执行，有无超计划、无计划的采购行为，追加的计划是否按程序报批。（二）对采购价格的预审审计部门要对标书进行初审，对招标物资的价格采取一些方法进行查询，做到心中有数。一般可采用下列方法：1.计算机查询法。通过计算机网络，及时了解全国乃至国际市场上同类同品种物资的价格以及生产商和代理商的信息，再通过发送电子邮件、电话传真等方式获得较准确的市场价格。2.市场调查法。通过实地调研掌握第一手资料，验证网络所提供的价格信息是否真实，从而达到对市场价格的准确把握；另一方面，有些新材料、新设备只能采用实地调查，才能获得较为准确的市场价格［4］。3.成本计算法。对于一些特殊的设备，可要求厂家提供产品报价的依据，然后由审计人员对其构成的各种要素(包括料、工、费、税等)进行分析、计算，依据国家的政策规定，确定价格。4.专家咨询法。对于一些专业性很强的设备可以咨询专家，以弥补信息的不足和审计人员专业知识的缺失。（三）投标单位的选择在备选投标单位较多的情况下，招标小组可对注册资金、资质、经营业绩等进行符合性测试，或对投标单位进行实地考察等多种方式预先筛选，以确定投标单位。另外还要检查招标人与投标人之间有无相互串通、虚假招标等行为。（四）对招标收入的审计审查采购部门是否将发售招标文件的收入全部上缴学校，有无私设“小金库”的情况。二、事中审计(一)对开标、评标、定标阶段的审计开标是指招标小组依据招标文件规定的时间和地点邀请所有投标单位参加，公开开启投标单位提交的投标文件,宣布投标人的名称、投标价格及投标文件中的其他主要内容［5］。开标审计首先要审查标书外包装的完好性，是否加盖骑缝章；然后要对投标单位的资质、经营业绩等进行符合性审查；再审查标书的填写格式、内容、技术指标等是否符合招标文件的要求。招标小组由学校分管采购的校领导担任组长，采购部门负责人担任副组长,成员由学校办公室、国有资产管理处等相关部门负责人及有关技术专家组成，组织工作由采购部门负责。第10期石勉等：高校物资采购招投标的审计
武汉工程大学学报第31卷
评标就是对投标文件的评审，依据什么样的标准和方法进行评审是一个关键问题，也是评标的原则问题［5］。因此,对评标的审计, 是招投标审计的重点。评标过程应做书面记录并存档，记录评议意见和结果，参加评标的评委必须签字。在评标过程中，应秉承公开、公正、公平的原则，由招标小组在比质、比价、比信誉、比售后服务的基础上，选择最佳性价比的供应商为中标单位, 若投标商均不符合招标要求，可作为废标处理。招标小组应在开标前确定此次评标的原则、标准和方法，不得在开标后再行变更。评标时招标单位不得任意修改招标文件的内容或提出其他附加条件作为中标条件。审计部门在履行审计职责时，应审查评标内容的全面性和评标标准的合理性和科学性，评标标准不得带有倾向性、不得妨碍或者限制投标单位之间的竞争，确保平等公正地对待所有投标者。物资采购通常的评标方法有综合指数评标法、最低投标价法、百分评定法等。针对不同的招标对象，应采用不同的评标方法，而不同的评标方法会得出不同的评标结果。审计时应审查评标方法是否科学合理,在合理的范围内尽可能地降低采购成本,节约教育经费。专用设备评标一般采用综合指数评标法、百分评定法。专用设备的采购招标不同于工程项目招标,也不同于一般的通用设备招标，它往往在设备性能上有特殊技术指数要求,具有单件性和排他性，专业要求很高。对于专用设备招标应采用最合理价格采购原则，有时并非价格越低越好。评标时不仅要看其报价的高低还要综合考虑货物运抵现场过程中可能支付的所有费用、保修期限以及设备投入运营后超过保修期的维修、耗材、管理软件升级等费用。切不可盲目追求单个设备价格最低而不考虑以后设备使用过程中可能发生的各种费用。对于专用设备评标方法必须兼顾技术参数和商务因素，确定权数，综合考虑。通用设备评标一般采取最低投标价法。通用设备的招投标由于所购设备或材料在性能、质量上具有可比性，生产厂家及其规格型号在市场上比较透明，在同等技术参数、同等质量、同等售后服务的前提下，评标时通常把价格作为唯一因素来考虑。审计人员在审计时应将事前审计中所查询到的价格和投标报价进行比较，审查其合理性，审查是否存在投标单位相互串通抬高价格共同作弊的现象。评标原则和评标方法在开标前已经确定，在评标过程中，审计人员应监督招标小组成员独立评标，不能相互研究商量打分，杜绝人为因素造成的不公平现象，保证评标过程的严肃性和规范性。定标审计主要是对经招标小组按照招标程序和评标的条件与标准研究确定的中标单位与招标人履行合同订立之前的手续办理过程的审查。审查定标程序、方法的合规性，切实做到性价比最佳者中标。中标结果由招标小组组长当场宣布后公示3天，如无异议, 中标单位凭中标通知书与采购部门签订购销合同。（二）对合同的审计合同审核主要是对合同的合法性、合理性、有效性和完整性进行审查。首先是对合同主体的审核，其主体资格是否合法、签订合同的当事人是否有签订该合同的权利。其次是对合同条款的审计，主要审查标的；数量、质量、技术标准是否明确；计算单位、计量方式和折扣方式等是否准确;运输费用由谁负担;价格结算是否按中标价签定合同;变更合同条款的原因是否合理,是否经过批准,采购合同必须做到不经审计不得签约；付款方式是否符合学校结算规定,需要预付款的项目是否按规定执行［6］;是否预留一定比例的质量保证金；履行的期限、地点和方式；违约责任、解决争议的方法；审查合同双方意见表达是否准确，有无内容理解上的偏差，合同中有无含糊不清、模棱两可的措词。通过审计，达到合同条款完备、清晰、准确的目的，保证合同顺利履行，避免因合同质量指标没有量化、对违约处罚不具体等原因而造成合同纠纷，确保国有资产安全。三、事后审计（一）对验收阶段的审计对大型设备和重要物资,审计人员要亲临现场参加验收,查验货物是否按合同期到达,货物的品牌、数量、质量、规格、型号及有关技术参数是否与合同一致,是否建立质量检测制度，是否建立物资数量、质量问题信息反馈制度，物资验收手续是否齐全,是否有验收人及主管领导签字。（二）对中标管理费及付款情况的审计合同签订后，双方如议定有中标管理费，采购部门是否将中标单位交纳的中标管理费及时上交学校，有无截留和挪用的情况。物资验收合格后，对结算票据进行审计。开具的是否是国家规定的发票；价格、付款时间、付款金额、尾款的支付等是否与合同条款一致。在对结算资料审查无异议后,经审计机构签字，财务才能办理付款手续。（三）对合同履行情况的审计高校购进的多数物资都有售后服务问题，这不仅要在合同上予以明确,更重要的是监督落实［7］。除售后服务外，审计机构还要监督合同的全面履行。对于未执行或未完全执行的合同，查明未执行的原因；审查合同的变更或解除是否符合法定条件，相关手续是否完备；物资在保质期内是否出现质量问题；出现数量、质量等问题时的处理方式，维护合同的法律效力。（四）对物资使用情况的审计审计机构应建立采购审计专项档案，在设备使用一定期限时进行跟踪调查，通过与使用人员谈话了解、性能测试等方式对设备的使用效益及运行效果进行评估。通过对财力资源利用效益和物力资源利用效率的分析，核算学生人均分摊设备购置费（学生人均分摊设备购置费＝全年设备购置开支数/当年学生平均数）和机器设备使用效率（机器设备使用效率＝实际使用时数/可充分使用时数）［8］，同时对重点设备进行抽查，核算有多少学生、多少学时用在这台设备上，有多少课题的数据是在这台设备上采集的，又有哪些设备使用较少甚至闲置，并进行横向和纵向的比较，将物资使用情况进行量化。对于一些利用效率低的设备，要求计划制定部门制定相关的奖惩措施，缩减使用单位下一年度的设备采购计划，使设备真正做到物尽其用，提高使用效率，也提高资金的利用效益。四、结语在传统的审计模式中，对物资采购的审计主要是事中审计，现在随着绩效审计的逐步开展，在注重事中审计的同时，也加强了审计的前置性和后续性，使之形成一个完整的系统工程，堵住可能出现的各种漏洞。只有这样，才能更好地发挥审计职能，促进学校管理水平的提高，也使有限的教育资源发挥出更大的效益。